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Estruture as suas sessões de lições aprendidas para obter o máximo em transferência de conhecimento.

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Em projetos, a rapidez do trabalho nem sempre está alinhada com os vários níveis de conhecimento das partes interessadas. Este é um dos principais desafios em ambientes de projeto: transformar o conhecimento tácito com base na experiência dos funcionários em conhecimento explícito que as organizações possam transmitir a outros funcionários em tempo hábil.

As revisões de lições aprendidas são as melhores oportunidades para que essa transferência de conhecimento aconteça. Para tirar o melhor proveito dessas reuniões, recomendo seguir este procedimento:

1. Definir a equipe do projeto e as principais partes interessadas.

Antes da reunião de lições aprendidas, definir os principais agentes com o conhecimento tácito a ser extraído. Os membros da equipe que participam desta revisão devem ser definidos com base na sua participação ativa durante todo o projeto. Por exemplo, se o projeto precisar de grandes investimentos em tecnologia, agentes-chave como peritos jurídicos, fiscais e de tecnologia (além daqueles em funções de patrocinador) devem ser convidados a assistir à sessão.

2. Começar cada reunião convidando cada pessoa a relatar experiências reais que aconteceram no projeto.

Agora não é o momento de os participantes compartilharem ideias ou opiniões. Cada relatório deve responder estritamente a estas quatro perguntas: O que se esperava que acontecesse? O que realmente aconteceu? Quais foram as diferenças? O que aprendemos? Essas perguntas padrão podem gerar conclusões claras para processos e mudanças de procedimento estabelecidas pela organização.

Na minha empresa, faço isso por meio de um exercício que chamamos de “escrita cerebral.” Distribuímos post-its coloridos, e os participantes escrevem as suas respostas às quatro perguntas. Essa abordagem promove o pensamento estruturado.

3. Classificar a lição.

Em seguida, todos na sessão categorizam os post-its na parede de acordo com as 10 áreas de conhecimento do Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK®)— 5ª edição. Acredito que isso facilita a classificação do conhecimento de uma forma lúdica que permite a criatividade. Também é uma maneira simples de organizar o conhecimento.

Classificar o conhecimento desta forma ajuda a melhorar as nossas melhores práticas e garante que o âmbito completo dos padrões de gerenciamento de projetos seja coberto.

4. Atribuir um grupo de especialistas a uma área de conhecimento.

Os grupos de área de conhecimento são registrados no sistema global, e seu dever é analisar a lição aprendida por escrito, validando-a ou não. Os especialistas precisam ter experiência em gerenciamento de projetos, além de atribuições atuantes na sua área de conhecimento. Podem solicitar a participação em grupos de validação ou ser indicados pelos gerentes de projeto.

5. Uma vez validado, disponibilize o conhecimento a outras equipes de projeto.

Idealmente, o processo de conhecimento deve ser apoiado por um sistema de informação. Na minha empresa, registramos o conhecimento em um formulário, classificado por áreas de conhecimento e armazenado na nossa intranet, o que facilita a distribuição e retenção.

Na lição aprendida, devem-se documentar as eventuais melhores práticas criadas, a descrição de uma metodologia adotada e os resultados positivos alcançados. Documentar os diversos ganhos talvez ajude a disseminar o conhecimento.

Além das lições para projetos futuros, os benefícios de um processo estruturado de transferência de conhecimento incluem dar à equipe de projeto um tempo e lugar para refletir sobre sucessos e fracassos, reforçando o capital de relacionamentos e aumentando a rede de especialistas.

 

Escrito por: Márcia Figueiredo Girão
Engenheira industrial especializada em gerenciamento de projetos e engenharia de segurança na empresa de energia Petrobras, Rio de Janeiro, Brasil.

Fonte: PM Network – Junho de 2014, pág. 24

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